Você se acha preparado para o Home Office ?

Antes de responder esta pergunta, precisamos de um pouco de contexto, pois não sei em que momento você lerá este artigo. O ano é 2020 e estamos passando pela pandemia de Coronavírus que vem deixando o mundo inteiro em um estado de isolamento social crítico. Todos tiveram que se adaptar de uma hora para outra, como escolas e empresas. E o modelo de Home Office, antes visto com um certo ceticismo, foi muito bem aceito por todos.

A flexibilidade do home office para o trabalhador mais a economia que as empresas tiveram, formou uma combinação perfeita, não é? Sim, mas nem tudo são flores. Decidi escrever esse artigo após uma empresa, que não vou citar o nome, ter colocado essa questão em pauta por criar uma inovação para o Home Office que carinhosamente vou chamar de “Cubo Office”.

Cubo Office

Imagine um ambiente com isolamento acústico, obedecendo todas as regras de ergonomia dentro da sua casa? Um pequeno contêiner, onde você pode entrar e trabalhar sem interrupções? Um maravilhoso “Cubo Office”!

Lendo assim parece algo legal, certo? Mas existem vários “poréns” nessa história. Será que a pessoa quer realmente se isolar ainda mais?  Ficar em um ambiente fechado onde ela pode se sentir ainda mais enclausurada? Sem contar que, o “Cubo Office” vem com uma proposta de acompanhar o login e logoff das pessoas, reconhecimento facial e câmera para análise de produtividade com horas realizadas versus horas previstas. Tudo isso com o objetivo de melhorar o fluxo de comunicação e entrega.

Claramente isso esconde, se é que esconde, uma política de comando e controle que não condiz com o modelo mental de quem vai ficar em Home Office. E aí vem a pergunta, será que realmente as empresas e as pessoas estão preparadas para um novo normal, onde o Home Office seja o plano A e não a contingência?

Home Office nas empresas

Para que a empresa esteja capacitada para trabalhar de Home Office, o primeiro ponto que eu acho fundamental é a infraestrutura. Quando eu falo de infraestrutura não é apenas servidores e equipamentos para os colaboradores, estou falando realmente de um Backoffice de atendimento aos colaboradores, ferramentas de facilitação e colaboração entre os times, entre outros. Tudo isso é básico para se trabalhar de home office.

Por exemplo, durante este período de pandemia, como uma maneira de manter as pessoas engajadas, algumas empresas pagaram a conta de luz, internet e até compraram cadeiras para seus colaboradores. Isto é fantástico e uma ótima iniciativa, por sinal.

Mas isso não garante que o time vai conseguir se comunicar de forma fluida, que vai ter ferramenta e cultura para interagir dentro da metodologia de desenvolvimento que eles aplicam. Não garante o onboarding de um novo colaborador, e nem o atendimento de atestado ou férias se ele tiver que entregar a documentação em mãos.

Quando uma empresa tem a proposta de ter o Home Office, ela precisa estar preparada. Quer ver um exemplo prático? Imagine que a empresa possui um colaborador que mora em Manaus e o RH solicita que a documentação original venha pelos Correios e o serviço entra em greve? O que o colaborador faz? As empresas precisam ter um plano B, para situações adversas.

Mas tudo isso é fácil de resolver. Infraestrutura se contrata facilmente; processos podem ser digitalizados e, essa transformação, pode ser feita de forma rápida.  Mas chegamos no ponto mais difícil de mudar, a cultura.

Cultura de Home Office

Se a empresa tem uma cultura de comando e controle, onde o que engorda o gado é o olho do dono, esse modelo de home office vai se tornar uma verdadeira auditoria na vida do colaborador. Você vai ter que comprovar o tempo todo que está trabalhando, por mais que os seus resultados mostrem isso. E deveriam ser o suficiente.

E sabe o que isso gera? Ansiedade, antipatia, sentimento de falta de confiança. A verdade é que na maioria das vezes a culpa nem é da empresa. A empresa não quer timesheet, não quer saber se você está de frente para computador 8 horas por dia. A empresa quer resultado.

De forma simplista, no final de tudo, a empresa quer ter um resultado que demonstra uma saúde financeira. Provavelmente na sua cabeça passou o seguinte pensamento, “nossa, que desumanos. Só querem saber de dinheiro”. Saiba que esse dinheiro muitas vezes é para investir na própria empresa, no crescimento das pessoas, no aumento das vagas, no retorno para sociedade. Tudo depende da estratégia. Mas o dinheiro é o oxigênio que faz a empresa se manter viva.

E o proposito, os valores e a missão? Tudo isso é fundamental, é o DNA da empresa. É o que define o quanto as pessoas e outras empresas se identificam e o que dá realmente engajamento, mas sem a saúde financeira, nada disso existe.

Toda essa explicação é para dizer que na maioria das vezes, a culpa não é da empresa e sim do líder ou do gestor. Enquanto eles deveriam estar preocupados com o resultado e com o bem-estar das pessoas, eles querem garantir que as pessoas estão ali, no cabresto, sendo acompanhadas dia e noite para ter certeza de que não estão sendo enganados.

Liderança no Home Office

Para que a cultura do Home Office funcione, a mentalidade das lideranças e gestores deve ser trabalhada. E eu elenco aqui os 4 principais pontos que acho importantes, no ponto de vista da liderança:

Confiança e Empatia

Você precisa demostrar confiança na equipe. Se você estiver tendo alguma dificuldade com algum colaborador, tente entender o que está havendo. Talvez essa pessoa não tenha conseguido se adaptar ou esteja passando por outros problemas. Pratique a empatia.

Delegação e Responsabilidade

Saiba delegar com responsabilidade as tarefas. Delegar não é “delargar”, do tipo: “faz aí”, “se vira e não me volte com problemas”. As estruturas vão ter que ser cada vez mais autogerenciáveis e para isso é necessário que o líder tenha um papel de coach, mentor. Uma pessoa que está ali mais para apoiar do que para definir como as coisas devem ser feitas. É importante que todos entendam onde se deve chegar e o que não se deve fazer, mas que dê autonomia para que eles possam decidir como chegar lá.

Produtividade e Ocupação

Muitas pessoas não conseguem se adaptar ao modelo de home office porque acabam trabalhando mais do que deveriam, não conseguem produzir porque procrastinam ou então perdem o foco. Ajude essas pessoas a montar uma rotina de trabalho. Mais do que medir produtividade, é importante que você entenda o dia-a-dia da pessoa e ajude a se ajustar.

Pode ser que, em algum momento, vocês acabem chegando a conclusão de que não é possível trabalhar de home office. A pessoa vai entender o quanto você a apoiou. Tirar alguém de home office depois do primeiro problema é uma demonstração de falta de confiança e de que você não acredita que a pessoa possa se adaptar e isso vai gerar uma grande desmotivação.

Resultado Esperado e Desafios

Uma pessoa de Home Office deve ter de forma clara o resultado que ela deve atingir, o que se espera, e para quando se espera. Assim ela pode se auto gerenciar e entregar dentro das expectativas. Uma das maiores causas de falta de produtividade é não ter clareza no que deve ser feito e falta de coisas efetivamente desafiadoras. Não é porque as pessoas estão trabalhando de casa que você deve imaginar que elas vão produzir menos. Estabeleça metas. Muitas pessoas se sentem mais engajadas com esses desafios.

Home Office para os Colaboradores

Assim como as empresas, a cultura do colaborador é muito importante. Para quem está tendo a primeira experiência com o home office, alguns desafios aparecem de cara:

Solidão

O primeiro deles é a solidão, principalmente para pessoas que estão muito acostumadas a um ambiente com convívio social. Trabalhar de casa tira bastante desse convívio. A forma de interação muda e pessoas que são mais sinestésicas precisam estar próximas.

Ambiente

Um outro ponto está relacionado a ter um ambiente apropriado para o trabalho. Quando falo de ambiente, isto está relacionado a infraestrutura (internet, equipamento), ergonomia (cadeira), conforto áudio visual, tudo para que você tenha qualidade no seu trabalho.

Além disso, quando falo de um ambiente de trabalho estou falando também de saber lidar com questões que não são inerentes ao seu trabalho, mas que podem te impactar, como emergências em casa, filhos pequenos, almoço. Tudo que você não precisava se preocupar no seu trabalho dentro da empresa.

Para saber lidar com esses pontos é preciso estabelecer de forma clara os limites de onde você vai trabalhar, quando pode ser interrompido e qual será a sua rotina de trabalho. Converse bastante com a sua família para que eles entendam que home office é um trabalho normal, só que está sendo realizado dentro da sua casa.

Distrações

E por último o que eu acho mais importante e que as empresas mais têm medo que aconteça, é a perda de foco, da motivação e procrastinação.

Estar de Home Office não implica apenas delimitar o seu ambiente e ter uma infraestrutura, você precisa trabalhar os seus hábitos, sua forma de pensar e seu modelo mental para que você entenda que você está trabalhando.

Em casa temos diversas distrações, como televisão, Netflix, seu parceiro/parceira querendo falar de alguma coisa, filhos, tarefas de casa, joguinhos online e a velha questão de que “não estamos sendo observados”

Essa última é a que mais preocupa os líderes e de onde surge a tal “necessidade de acompanhar”. Agora vou dar minha visão como líder de equipe, é fácil perceber quando alguém está procrastinando, deixando de entregar ou perdendo o foco.

Nesse momento, não é o esporro que vai resolver e sim uma conversa clara e franca. Às vezes a pessoa está desmotivada mesmo e a procrastinação é uma fuga dessa desmotivação. Converse, tente ajudar essa pessoa a fortalecer a mentalidade de que ela está trabalhando. Dê desafios a ela e esteja próximo para apoiar e não cobrar. Isso é o mais importante.

Entenda, aprenda e desenvolva

E se no final de tudo nada der certo, talvez esta pessoa não esteja preparada neste momento para trabalhar de home office. Entre em um acordo para que ela possa se preparar melhor para atuar, e aos poucos vá reintroduzindo o modelo. Deixe atuar uma, duas vezes por semana até que ela se acostume.

Estar de home office é um desafio para a maioria das empresas e para as pessoas. É um modelo que temos que aprender, adaptar e melhorar constantemente. Cada dia teremos novidades nesse novo normal e o mais importante é ter um mindset de crescimento que te permita se adaptar.